Живеем в един много динамичен и бързо променящ се свят, където технологиите заемат голямо място в ежедневието ни. Прието е, че ако си „зает”, то непременно трябва да си и успешен, важен, ценен и водещ пълноценен живот. Често тази заетост се превръща в заместител на егото или се използва като извинение за много липсващи аспекти в живота ни. Много от нас са заети с различни ангажименти и проекти, срещи и дълъг списък със задачи, но колко са действително продуктивните, които оставят резултати, а не само изгубено време?

Джон Максуел, публичен говорител и автор на голям брой книги, посветени на лидерството, посочва, че „Най-големият враг на доброто мислене е заетостта.” Всички сме приели, че колкото по-заети сме, толкова повече пари ще печелим, следвайки някаква общоприета представа за кариерно развитие и успех. Но можем да прекараме години в това да бъдем ежедневно ангажирани с разнообразни задължения, но така и да не се доближаваме до желаната позиция или мечтан прогрес. Тук идва и основният въпрос за разликата между заетите и продуктивните хора. Специалисти в областта на бизнеса и лидерството разграничават някои основни разлики между двата типа личности:

Зает или ефикасен човек сте вие?

Заетите хора работят усилено/Продуктивните хора работят усилено, но умно – заетите хора не са мързеливи, напротив, те полагат много усилия и се занимават с много неща едновременно, именно затова са толкова заети, но техните действия не са така ефективни. Например, те повтарят различни стъпки, но не се замислят дали са необходими за конкретната ситуация, следват определени инструкции, без да имат предвид, че може да има по-добър начин за справяне с дадения ангажимент. От друга страна, продуктивни хора се фокусират върху това да бъдат ефективни, а след това ефикасни. Разликата между двете понятия е особено важна:

“да бъдеш ефективен означава да вършиш правилните неща, докато да бъдеш ефикасен означава да правиш нещата по правилния начин. ”

Заетите хора имат големи списъци със задачи/Продуктивните хора поставят три основни точки, по които работят – да бъдем наясно с целите си е най-лесният начин да разберем дали сме продуктивни. Експертът по управление на времето Барбара Хемфил съветва: „Запитайте се всяка сутрин кои са трите най-важни неща за деня, които искате да осъществите. Трябва да бъдем активни.” Скачането от задача на задача без ясна посока или цел е просто „заета работа” и не изглежда да се превърне в ефективна такава с постигане на реални резултати. Когато изясним трите топ цели за деня, това ни помага да останем фокусирани, а от това следва и успешното справяне с ангажиментите.

Заетите хора се занимават с много неща едновременно/Продуктивните хора се съсредоточават върху една основна задача – правенето на няколко неща наведнъж може да създава усещането за супер продуктивност, но в действителност, изследвания показват точно обратното. Едно от тези проучвания сочи, че хората, които са заливани с информация от няколко места и обработват различни задачи едновременно, имат сериозни затруднения с вниманието към детайлите и успешното преминаване от едно задължение към друго, в сравнение с тези, които се фокусират само върху една задача в даден момент. Натоварването с много задачи наведнъж дори води до понижаване на IQ (коефициент на интелигентност). Насочването на вниманието и използването на всички ресурси само върху една задача, води до реална продуктивност. Специалистът Барбара Хемфил съветва:

“Ако умът ви започне да се лута в други задачи и идеи, просто ги запишете, за да ги извадите от главата си. По този начин ще сте в състояние да се съсредоточите към приоритетната задача.”

Заетите хора казват „да” на всичко/Продуктивните хора казват „да” стратегически и обмислено – за да се подобри производителността, трябва да се избягва приемането на всяко предложение и задача, които се изправят пред нас. Барбара Хемфил подчертава, че продуктивните хора мислят за последиците, когато казват „да” на нещо и приемат само това, което може да им помогне да постигнат основните си цели. Избягвайте да се съгласяване на момента, колкото и примамливо да е дадено предложение, изискайте време, през което можете да помислите спокойно, да отсеете плюсовете и минусите на дадената задача. Искайте повече детайли и информация – за какво точно става дума, крайни срокове, очаквания, изисквания към вас, за да прецените възможностите и времето си. Хемфил казва: „Вземете повече и реални подробности, за да се запознаете със задачата и след това дайте обратна връзка. Това ви дава възможност да обмислите своите приоритети и да действате според тях. Ако нещо не се вписва, просто се научете да казвате „не”.

Заетите хора се опитват да правят всичко сами/Продуктивните хора откриват най-добрите инструменти, услуги и хора, които да им бъдат в помощ – дори да сте свикнали да работите напълно самостоятелно, има много услуги и инструменти, които реално могат да подобрят работния процес. Понякога една инвестиция в нов софтуер, асистент, който да поема част от задачите или дори специалисти в определена област, с които да се посъветвате, може да има наистина голяма полза за бизнеса. Не е нужно да правите всичко сами - ако сте изправени пред даден проблем, то вероятно има и други хора, които са се сблъсквали със същото. Направете проучване и потърсете различни решения за появилото се затруднение, поговорете с колеги, за да видите как те са се справили или биха се справили с проблема,

“консултирайте се с хора, които имат опит: няма нищо срамно или притеснително, имайте предвид, че и вие можете да се окажете полезни в даден момент. ”

Можете да потърсите информация и мнения в интернет или да се допитате до приятели за нови идеи. Да намерите начин за справяне, означава стратегически да използвате ресурсите си, за да увеличите шанса за успех на това, с което сте се захванали, а не да блокирате сами и да се чудите как и какво може да се направи единствено от вас. Гъвкавостта и умението да комуникирате са водещи в справянето с кризисни ситуации.

Заетите хора винаги имат извинение да не търсят нови методи за развитие и растеж/Продуктивните хора намират време за това – живеем във време, когато всичко се развива и променя с голяма скорост, а за да бъдем в крак с всичко иновативно, е нужно да се интересуваме, да бъдем любопитни, да търсим нови източници на информация и знания за областта, в която работим. Всичко това е предпоставка за нови идеи, откриване на различни ефективни методи на работа, които да бъдат от помощ за бъдещи успехи. Правилното планиране на времето и отсяването на най-важното сред ангажиментите е от особено значение за развитието ни като специалисти. Заетите хора винаги намират извинения, за да не нарушават зоната си на комфорт, продуктивните хора смело търсят нови възможности за квалификация и растеж.

Разликата между заетите и продуктивните хора може да е само една стъпка, но тази малка промяна може да се окаже отворената врата към мечтаните цели. Заетите хора се намират в един удобен капан, където заетостта притъпява нуждата от мислене, те просто знаят, че трябва да свършат определени неща, продуктивните хора са готови да поемат твърди действия, да вземат трудни решения, но те са наясно, че това е пътят към истинския успех. Знайте, че преминаването от зает към продуктивен тип личност е във възможностите ви, стига да го поискате.